じんとにっく

「腹が立ったら横にせよ」などという戒めの言葉がございますが、「書類は寝かすな縦にせよ」というのが今日のお話であります。

皆さん、書類をどのように整理されておりますか。几帳面な方は「分野ごとにファイルを作って綴じる」という方もいらっしゃるでしょうが、たいていは「そのまま机の上に積み上げる」ではないでしょうか？

こうしますと、だんだん書類は増えてまいりまして、「あれ、どこにあったっけ？」の山の中から一々探す作業に相当な時間を費やしてしまった、という経験はないでしょうか？

これに対してもっとも有効で、かつシンプルな解決策を提示してくれたのが、野口悠紀夫氏の「超・整理法」という本の中に書かれていた「押し出しファイリング」です。もう15年以上の前の著作ですが、今でもこれに勝る書類の保管整理法はない、と個人的には思います。

ご存知でない方のために申し上げますと、
「普段は机の上に重ねている書類を封筒に入れ本棚に立てる」
「並べる順番は重ねて置いていたときと同じ」 と、これだけです。

封筒というのはＡ４サイズよりちょっと大きい角封筒で、これに書類を入れて封筒の左下に「タイトル」（できれば日付も）を書き、本棚あるいは書類立てに「立てる」。次々と増えていく書類は、タイトルが見やすいように、前の書類の右側にどんどんと並べていきます。つまり新しい書類が常に一番右に来るようにするのです。

この方法の利点は、縦に積んだ時に比べて書類を見つけるスピードが格段に上がります。さらにそうして再活用した書類は元の位置に戻すのではなく、一番右側に置くようにします。つまり使用頻度が高い書類ほど右側に集まる、というわけです。

「使用頻度が低いもの＝保管価値もないもの」、とほぼ見做せるので、ある程度書類がたまったら、左から順に捨てていけばよいわけです。中には使用頻度は低くても保管価値の高いものもあるでしょうから、そういう書類は棚からはずして保管箱に移します。

私のつたない説明ではわかりにくいかと思いますので、ぜひ一度「超・整理法」をご一読ください。とにかく、「横にしていたものを立てる」、たったこれだけのことで、時間のムダが大きく解消できます。